WinFax PRO 9.02中文版的使用十分簡單，只需啟動螢幕底下的「訊息管理員」傳真機圖樣，不需啟動整個傳真軟體，可避免佔用記憶體而降低電腦作業效能。透過簡單三個 步驟：選擇欲傳送的對象、新增200多種圖樣的傳真封面選擇及設計、選擇欲傳送的文件，將滑鼠鍵按下yes的滑鼠鍵就可以傳真成功了。與傳統傳真機相較起 來，大大節省等候的時間及避免紙張輸出的浪費，並具有雷射列印的傳真品質。
此外，WinFax PRO 9.02中文版具備工作群組傳真的服務，只需要一條電話線和一台數據機便可讓至多25人同時共享使用傳真，亦不用擔心會影響電腦正常使用狀態。對於常在外面奔走的上班族，不需要再擔心遺漏傳真訊息或在外不方便接收機密傳真的困擾，WinFax PRO 9.02中文版擁有數據機「多場合設定」功能，讓外勤人員可以『隨時隨地』掌握到最快訊息，在辦公室可以回復為數據機共享功能，出差時則可以配合電話信用卡（calling card）的使用降低傳真費用，打破傳統傳真的障礙，成為職場上的最大贏家。
此版本的WinFax PRO 9.02中文版讓使用者免除重新建立通訊錄的麻煩，不但可以與Outlook中『電話簿』功能整合，還可以支援微軟的Access資料庫軟體、Lotus Organizer及dBase檔案等。此外，在傳送傳真之前可以先加以預覽，進行修改或重新排列；收到傳真時亦可以直接進行修正，不需要另存檔案再開啟 閱讀，省卻冗長步驟的麻煩。
